Política de conservação aplicável aos dados pessoais, dados operacionais e registos técnicos tratados no âmbito da plataforma ULSSMGo — Transporte Não Urgente de Doentes.
1. Objetivo
Documentar prazos concretos de conservação por categoria de dados e finalidade de tratamento, em conformidade com o princípio da limitação da conservação previsto no artigo 5.º do RGPD, articulando a operação técnica da plataforma com o Regulamento Arquivístico dos Hospitais, normas setoriais aplicáveis e políticas internas da ULSSM.
2. Tabela de retenção operacional
| Categoria | Finalidade | Prazo operacional | Ação final |
|---|---|---|---|
| Pedidos de transporte e dados clínico-funcionais mínimos | Requisição, planeamento, execução, monitorização e demonstração da prestação do serviço | Conforme RAH / normativo setorial aplicável e orientação formal da ULSSM | Arquivo institucional, anonimização ou eliminação segura após validação formal |
| Dados socioeconómicos e parecer social | Validação do enquadramento social do transporte quando aplicável | Associado ao prazo do pedido, salvo orientação institucional específica mais restritiva | Arquivo/anonimização/eliminaçao conforme orientação institucional |
| Histórico funcional do pedido | Rastreabilidade operacional, auditoria e responsabilização | Enquanto o pedido for conservado | Mantém-se agregado ao pedido; anonimização quando aplicável |
| Dados de transportadoras, motoristas e viaturas | Gestão de subcontratantes, planeamento e execução do transporte | Durante a relação contratual/operacional e pelo período necessário à rastreabilidade dos serviços prestados | Inativação lógica e posterior eliminação/anonimização quando deixe de existir fundamento |
| Logs técnicos de aplicação | Diagnóstico técnico, segurança e suporte | 30 dias, salvo necessidade de investigação de incidente | Eliminação segura |
| Logs de regras automáticas e notificações | Evidência de execução de automatismos, alertas e comunicações operacionais | 180 dias, salvo necessidade de auditoria/incidente | Eliminação segura |
| Sessões online e dados de sessão | Segurança, controlo de acessos ativos e deteção de utilização indevida | 30 dias após última atividade, salvo investigação de incidente | Eliminação segura |
| Tokens, ficheiros temporários e cache técnica | Operação técnica pontual | 7 dias, salvo necessidade operacional documentada | Eliminação automática ou manual segura |
| Exportações temporárias | Apoio operacional e auditoria pontual | 90 dias | Eliminação segura |
| Backups | Continuidade de serviço e recuperação de dados | Conforme política SSI/backup institucional | Rotação, sobrescrita ou eliminação conforme política institucional |
3. Regras de aplicação
- A eliminação ou anonimização de pedidos de transporte não deve ser executada automaticamente sem orientação formal institucional.
- Os dados técnicos e temporários são sujeitos a limpeza conservadora através de rotina própria.
- Quando exista incidente, auditoria, litígio ou obrigação legal, a retenção pode ser prorrogada pelo período estritamente necessário.
- A inativação de transportadoras, motoristas ou viaturas deve prevalecer sobre eliminação imediata quando seja necessário preservar histórico de serviços.
4. Rotina técnica
A rotina cron/cleanup_rgpd.php executa limpeza conservadora de dados técnicos/temporários e regista evidência da execução em log próprio. A rotina não elimina pedidos de transporte.
5. Revisão
Esta política deve ser revista sempre que existam alterações relevantes à legislação, arquitetura técnica, categorias de dados, subcontratantes, prazos arquivísticos ou recomendações do Encarregado de Proteção de Dados.